Privacy Verklaring Siloan B.V.

Siloan B.V. hecht er groot belang aan alle werkzaamheden uit te voeren conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonlijke gegevens worden met zorg behandeld en beveiligd.

De onderstaande tekst legt uit welke persoonsgegevens Siloan B.V. verwerkt, met welk doel en wat uw rechten zijn. Lees daarom deze tekst goed door. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u altijd contact met ons opnemen.

Deze privacyverklaring is van:
Siloan B.V.
Waterlustlaan 83
2804 KX Gouda
Tel: 06-38636852
KvK nummer: 87957418

De functionaris voor gegevensbescherming van Siloan B.V. is de heer H. Muwaswes. Hij is te bereiken via: info@siloan.nl

1. Persoonsgegevens

1.1 Wat zijn persoonsgegevens?
Met persoonsgegevens bedoelen we gegevens die persoonlijke informatie over u Met persoonsgegevens bedoelen we gegevens die persoonlijke informatie over u bevatten, zoals uw naam, adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN). Naast persoonsgegevens bestaan er ook bijzondere persoonsgegevens. Dit gaat bijvoorbeeld om uw levensovertuiging of gegevens rond uw gezondheid.

1.2 Welke persoonsgegevens verwerkt Siloan B.V. ?
Met verwerken bedoelen we alles wat we met persoonsgegevens kunnen doen, zoals verzamelen, vastleggen, opslaan, aanpassen, ordenen, gebruiken, bekendmaken, doorgeven of verwijderen.

Binnen Siloan B.V. verwerken we persoonsgegevens van cliënten, ouders/wettelijk verantwoordelijken van minderjarige cliënten en pleegouders, verwijzers, vrijwilligers, sollicitanten, medewerkers, stagiaires en relaties. Deze verschillende doelgroepen worden dan ook genoemd in deze tekst.

Van cliënten, ouders/wettelijk verantwoordelijken van minderjarige cliënten en pleegouders verwerkt Siloan B.V. de volgende persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens: uw naam, achternaam, geslacht, geboortedatum, BSN, adres, e-mailadres en uw telefoonnummer: We kunnen u vragen uzelf te identificeren om er zeker van te zijn dat u daadwerkelijk de persoon bent.
  • Persoonlijke gegevens: zoals of u getrouwd bent of kinderen heeft.
  • Gegevens ten behoeve van financiering: Gegevens ten behoeve van de financiering van de zorg.
  • Bijzondere persoonsgegevens:
    Siloan B.V. verwerkt de volgende bijzondere persoonsgegevens, indien van toepassing:
    • Gegevens over uw identiteit (geloofsrichting/kerkgenootschap).
    • Gegevens over uw gezondheid (waaronder risicogegevens).
    • Van pleegouders specifiek: wordt bij aanname gevraagd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) die wordt toegevoegd aan het digitale dossier van de pleegouder.

Van verwijzers verwerkt Siloan B.V. de volgende persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens: uw naam, achternaam, geslacht, naam en adres van uw organisatie, e-mailadres en uw telefoonnummer: We kunnen u vragen uzelf te identificeren om er zeker van te zijn dat u daadwerkelijk de persoon bent.
  • Gegevens ten behoeve van financiering: Gegevens ten behoeve van de financiering van de zorg.

Van vrijwilligers verwerkt Siloan B.V. de volgende persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens: Uw naam, achternaam, geslacht, geboortedatum, adres, e-mailadres en uw telefoonnummer: We kunnen u vragen uzelf te identificeren om er zeker van te zijn dat u daadwerkelijk de persoon bent.
  • Persoonlijke gegevens: zoals
    • Of u getrouwd bent of kinderen heeft.
    • Gegevens over uw interesses en persoonlijkheid.
  • Bijzondere persoonsgegevens:
    Siloan B.V. verwerkt de volgende bijzondere persoonsgegevens, indien van toepassing:
    • Gegevens over uw identiteit (geloofsrichting/kerkgenootschap).
    • Gegevens over uw gezondheid (waaronder risicogegevens).
    • Tijdens de periode van wonen worden de coachingsgesprekken in de groep en als vrijwilliger vastgelegd in een afgeschermde omgeving.
    • Bij aanname wordt gevraagd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) die wordt toegevoegd aan het digitale dossier van de vrijwilliger.

Van sollicitanten en medewerkers/stagiaires verwerkt Siloan B.V. de volgende persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens: Uw naam, achternaam, geslacht, geboortedatum, adres, e-mailadres en uw telefoonnummer. We kunnen u vragen uzelf te identificeren om er zeker van te zijn dat u daadwerkelijk de persoon bent.
  • Persoonlijke gegevens: zoals
    • Of u getrouwd bent.
    • Gegevens over uw interesses en persoonlijkheid.
    • Uw curriculum vitae met onder meer uw gegevens van opleidingen, diploma’s en werkervaring.
  • Bijzondere persoonsgegevens:
    Siloan B.V. verwerkt de volgende bijzondere persoonsgegevens, indien van toepassing:
    • Gegevens over uw identiteit (geloofsrichting/kerkgenootschap).
    • Bij aanname wordt iedere medewerker gevraagd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
    • Gegevens van de medewerker die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken, het functioneren en belonen.
    • Bij indiensttreding als hulpverlener zal ook gevraagd en vastgelegd worden of u  aan de noodzakelijke registraties voldoet in het beroepsregister zoals Stichting Kwaliteitsregister Jeugd en/of het Registerplein, dan wel bereid bent die kwalificaties te behalen.

Van relaties (donateurs, kerken, fondsen etc.):

  • Identificatiegegevens zoals uw naam, achternaam, geslacht, adres, e-mailadres en uw telefoonnummer. Bij kerken ook specifiek de contactgegevens van de diaconie en de contactpersoon voor het opnemen van nieuwsberichten in onder meer kerkbladen.
  • Bijzondere persoonsgegevens: identiteit: geloofsrichting, dan wel kerkgenootschap.  
  • Gegevens ten behoeve van donaties / financiering: zoals bankgegevens en donaties met: bestemming van het bedrag, hoogte van het bedrag en de frequentie van donaties.

1.3 Met welk doel verwerkt Siloan B.V. persoonsgegevens?

We verwerken alleen die gegevens die we nodig hebben om ons werk goed te kunnen doen. Dit doen we wanneer een wet ons verplicht de gegevens te verwerken of wanneer we hiervoor toestemming van u hebben gekregen. We gebruiken de gegevens vervolgens alleen voor het doel in kwestie en doen er verder niets anders mee. In het kort gaat het om de volgende doelen en gegevens:

Cliënten, ouders/wettelijk verantwoordelijken van minderjarige cliënten en pleegouders:

  • om goede begeleiding en/of behandeling te geven;
  • verstrekken van informatie;
  • uw veiligheid bewaken;
  • het verkrijgen van financiering (geld) voor de zorg die we u bieden.

Verwijzers:

  • het verkrijgen van financiering (geld) voor de zorg die we de cliënt uit uw gemeente bieden;
  • om goede begeleiding en/of behandeling te geven aan de cliënt die u naar ons doorverwijst;
  • verstrekken van informatie rond de begeleiding/behandeling en het dossier van de cliënt die u naar ons hebt doorverwezen;
  • indien uzelf daarvoor belangstelling aangeeft: verstrekken van algemene informatie in de vorm van een nieuwsflits over onze hulp in uw regio met een gemiddelde van twee keer per jaar. U kunt altijd zelf beslissen om zich weer af te melden voor deze nieuwsflits.  

Vrijwilligers:

  • om een passende coaching te kunnen geven;
  • om u informatie te kunnen verschaffen, communicatie.

Sollicitanten en medewerkers/stagiaires:

  • sollicitanten: voor communicatie, beoordelen en selecteren van geschiktheid voor betreffende vacature;
  • stagiaires/medewerkers: voor communicatie, voor de uitvoering van de taken als werkgever rond o.a. het functioneren en belonen van de werknemer.

Relaties:

  • voor het onderhouden van contact en informeren over het werk van Siloan B.V. bijvoorbeeld over acties, campagnes en projecten.

1.4 Met wie deelt Siloan B.V. gegevens en waarom?

Binnen Siloan B.V. hebben alleen die medewerkers toegang tot uw gegevens voor wie ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun werk.

Cliënten, ouders/wettelijk verantwoordelijken van minderjarige cliënten:
Om u de best mogelijke zorg te kunnen verlenen, delen we bepaalde gegevens ook buiten Siloan B.V. daar waar er een geldige grondslag is zoals: noodzakelijk in het kader van het verlenen van goede zorg en binnen de kaders van de wetten waaronder Siloan B.V. hulp verleent. Daarbij kan het gaan om de volgende instanties:

  • Raad van de Kinderbescherming of een gecertificeerde instelling (GI) voor uitvoer van een eventuele jeugdbeschermingsmaatregel.
  • Veilig Thuis. Onze medewerkers handelen volgens de Wet verplichte meldcode bij huiselijk geweld en kindermishandeling als zij huiselijk geweld of kindermishandeling vermoeden.
  • Gemeentes en lokale teams zoals buurtteams en wijkteams (voor de financiering en aanmelding van de zorg).
  • Verwijsindex: dat is een landelijk digitaal systeem dat professionals ondersteunt in de samenwerking rond jeugdigen en gezinnen.
  • Politie en overheid bij strafbare feiten.
  • Onze partners: dit zijn de leveranciers en samenwerkingsverbanden die namens ons handelen of die samen met ons producten en diensten aanbieden. We zorgen er altijd voor dat derden alleen toegang hebben tot persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor hun specifieke werk.
  • Overheidsinstanties en toezichthoudende en gerechtelijke autoriteiten: Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen kunnen we gegevens verstrekken aan bevoegde overheidsinstanties en toezichthoudende en gerechtelijke autoriteiten. Hiervoor zal indien nodig toestemming worden gevraagd.
  • Dienstverleners en andere derden: Wanneer wij andere dienstverleners of derden gebruiken in het kader van bepaalde gangbare bedrijfsactiviteiten, kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen voor de uitvoering van specifieke taken.

2. Welke rechten heeft u?

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt, heeft u ook privacy rechten. Het gaat om de volgende rechten:

  • Het recht om in te zien: uw dossier bekijken;
  • Het recht om te wijzigen: uw gegevens aanpassen;
  • Het recht om vergeten te worden: uw gegevens wissen;
  • Het recht om gegevens over te dragen: dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen;
  • Het recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken (bijvoorbeeld bij onjuistheden en onrechtmatigheden);
  • Het recht op informatie: het recht op duidelijke informatie over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt;
  • Het recht om een toestemmingsverklaring in te kunnen trekken;
  • Het recht om een klacht in te dienen. 

Mocht u gebruik willen maken van een van deze rechten, dan kunt u daartoe een verzoek indienen bij uw hulpverlener. We streven ernaar zo snel mogelijk op uw verzoek te reageren. Soms kan dat tot een maand duren (indien wettelijk toegestaan). Als we meer tijd nodig hebben (dan de wet gewoonlijk toestaat) om uw verzoek af te handelen, laten we u dit weten en ook wat de reden voor de vertraging is.
In sommige gevallen kunnen we uw verzoek afwijzen, en als de wet dat toestaat, laten we u weten wat de reden van afwijzing is.

3. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

We beschermen uw persoonsgegevens volgens de geldende wet- en regelgeving. We nemen gepaste fysieke, technische en organisatorische maatregelen (beleid en procedures, IT-beveiliging enzovoort) zodat de vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan is gewaarborgd.

Siloan B.V. werkt conform de Informatiebeveiligingseisen die gelden voor de zorg, NEN 7510.

4. Hoe lang bewaart Siloan B.V. uw persoonsgegevens?

We mogen uw persoonsgegevens bewaren zolang deze nodig zijn voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld. Wel geldt een wettelijke bewaartermijn die per doelgroep kan verschillen, zie onder. In alle andere gevallen bewaren we de gegevens niet langer dan noodzakelijk. De bewaartermijn kan variëren van een paar maanden tot meerdere jaren, afhankelijk van de wetgeving die van toepassing is. Meer informatie over wettelijke bewaartermijnen vindt u op: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor een procedure of activiteit waarvoor ze oorspronkelijk waren verzameld, wissen we de gegevens of bundelen we ze op een bepaald abstractieniveau (aggregatie), maken we ze anoniem of verwijderen ze volgens wet- en regelgeving.

Cliënten, ouders/wettelijk verantwoordelijken van minderjarige cliënten:
Voor cliëntgegevens die vallen onder de WMO hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar. Voor cliëntgegevens die vallen onder de Jeugdwet geldt een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar. Stichting Siloan B.V. heeft ervoor gekozen om voor cliëntgegevens die vallen onder de Jeugdwet de bewaartermijn te verlengen tot 30 jaar uit het oogpunt van zorgvuldige hulpverlening. Dit omdat in de praktijk blijkt dat (oud)-cliënten regelmatig velen jaren later (veelal in volwassen stadium) nog informatie wensen over hun hulpverleningsverleden. Siloan B.V. hanteert bovenstaande bewaartermijnen tenzij u verzoekt deze gegevens eerder te vernietigen. Indien u een verzoek indient om uw gegevens te laten vernietigen en er nog niet gefactureerd is, zal uw dossier worden geanonimiseerd zodat u niet meer te herleiden bent.

Verwijzers:
De wettelijke bewaartermijn van gegevens van verwijzers is per cliëntdossier in lijn met paragraaf 4, onder het kopje cliënten, ouders/wettelijk verantwoordelijken van minderjarige cliënten (zie bovenstaande alinea).

Pleegouders:
De wettelijke bewaartermijn van uw gegevens is 20 jaar, tenzij u eerder verzoekt deze gegevens te vernietigen. Uw gegevens worden dan geanonimiseerd zodat u niet meer te herleiden bent.

Sollicitanten:
Indien kandidaten direct worden afgewezen worden de gegevens na vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure verwijderd. Indien de gegevens worden opgenomen in een talentpool van Siloan B.V. , dan worden deze gegevens maximaal een jaar bewaard. Wanneer Siloan B.V. de gegevens langer wil bewaren, wordt er om toestemming gevraagd.

Medewerkers/stagiaires:
Voor personeelsdossiers geldt na einde dienstverband een bewaartermijn van twee jaar. Behalve voor fiscale gegevens geldt een langere termijn: tot maximaal zeven jaar na beëindiging van het dienstverband, en de loonbelastingverklaring en kopie van het identiteitsbewijs: vijf jaar.

5. Datalekken

Siloan B.V. zal er alles aan doen om persoonsgegevens te beschermen. Mochten er toch persoonsgegevens  onrechtmatig verwerkt zijn, dan wordt het datalek onderzocht door een interne commissie. Indien nodig wordt dit gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring van Siloan B.V. is voor het laatst aangepast op 15 maart 2023.